印紙代を節約!領収書の電子発行をしよう

印紙代を節約!領収書の電子発行をしよう
株式会社SoLabo 代表取締役 田原広一
この記事の監修
株式会社SoLabo 代表取締役 / 税理士有資格者
資格の学校TACで財務諸表論の講師を5年行う。税理士事務所勤務を経て、平成23年より個人で融資サポート業務をスタート。
平成27年12月、株式会社SoLabo立ち上げ。
融資支援業務に力を注ぎ、現在では400件以上の融資支援を行っている。

フリーランスの方が避けて通れない「領収書」の発行。5万以上だと税法で収入印紙が必要だったり、金額によって印紙代が変わったりと、なかなか気を遣う部分です。紙を使わないペーパーレスでのビジネス展開が当たり前になりつつある今、どういう領収書が求められるのでしょうか。フリーランスで失敗しないために、領収書の基本、そして、印紙代を節約できる領収書の電子発行について見ていきましょう。

1.領収書に印紙が必要な理由

フリーランスにとって領収書は、報酬が支払われたことを証明するために取引先に提出する、一枚ものの文書です。税法上では、金銭・有価証券の受理を証明するための受取書に当たります。簡単に言えば、あなたが物を買ったときにお金を支払った後で渡されるレシートと同じものです。

課税文書に当たる書類には、税法上、印紙税が課税されます。印紙税は、課税対象の文書を作成・発行する者が、該当する金額の収入印紙を貼り、税金を納める仕組みをとっています。

領収書が課税対象になる一般的な条件は「税抜で領収した金額が5万円を超える場合」かつ「電子発行でない場合」(※)です。つまり、税抜で領収した金額が5万を超え、紙で領収書を発行する場合、収入印紙を貼る必要があります。印紙は、郵便局やコンビニで購入できます。必要な印紙の種類は次を参考にしてください。

(※ その他、震災や公益法人などでの特例の免除条件もあります。詳しくは、国税庁ウェブサイト 印紙税のページを参照ください)

印紙代を節約!領収書の電子発行をしよう

詳しくは「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」(国税庁ウェブサイト)をご確認ください。

なお、必要なのに貼らずにいると、過怠税として印紙の額面の3倍にあたる金額を支払わなければならない場合があるようですので、注意しましょう。詳しくは「印紙を貼り付けなかった場合の過怠税」(国税庁ウェブサイト)をあわせてご確認ください。

電子発行って?

なお、「電子発行」と呼ばれる手段で領収書を発行すれば、収入印紙の添付は不要になります。具体的には、領収書をウェブサイト上で発行する、領収書をメールでやりとりする、領収書をFAXでやりとりする、と言った「紙」のやりとりがない場合です。パソコンで作成しても、領収書を印刷して手渡し・郵送では、印紙代が必要になってしまいますので、注意しましょう。

「電子発行」について詳しく知りたい方は「コミットメントライン契約に関して作成する文書に対する印紙税の取扱い」(国税庁ウェブサイト)をご確認ください。

 

2.印紙代節約!クラウド型サービスで領収書を電子発行しよう

印紙代を節約!領収書の電子発行をしよう

領収書を発行するとき、書式に悩む方も多いかと思います。インターネットで検索すると、自由にダウンロードして使える領収書テンプレートがあります。カラフルなデザイン性の高いものもありますが、むしろ、経費削減でカラー印刷を禁止する企業では、コピーをとる場面で読みにくくなる、といったデメリットが考えられます。

また、ペーパーレスを進める企業でも、特に意味なくカラフルな資料はPDF形式であってもデータ容量が大きくなりがちで、端末に負荷がかかるために嫌われます。領収書の書式は、白黒でもはっきり読めるような、シンプルなものを選ぶよう心がけましょう。

文書ソフトウェアの領収書テンプレート

パソコンに入っている文書ソフトウェアのテンプレートで領収書を作るという方もいます。シンプルなデザインで、必要な項目も網羅されているため、その文書をPDF形式のデータにして取引先に送る、というのは一般的な作り方です。

ですが、残念ながら、この作り方にもデメリットはあります。領収書の文書を使いまわしたときに起こる、修正もれです。領収書を1から作るのは手間がかかるため、通常は他で使った領収書を複製し、修正して作ることが多いはずですが、但し書きが間違っているのはまだ可愛いもので、宛先を修正し忘れて別の取引先名で発行してしまうといったミスも考えられます。取引先の信用を失う事態は避けたいですね。

また、パソコンに領収書のデータを保管しておくと、パソコンが壊れた時に、それまでのデータを活かした領収書の作成ができなくなってしまいます。データのバックアップを取っていれば影響は小さくできますが、それでも復旧に時間が取られるため、一時的に領収書が作れない状況が生まれてしまいます。

クラウド型サービスの領収書

一番いいのは、文字を入力するだけで手軽に領収書を発行できるクラウド型のサービスを利用することです。

クラウドサービスとは「インターネットさえあれば、専用のソフトウェアをパソコンに入れなくてもすぐ使える」という、ウェブサイト側にデータを保管できるサービス全般を指す概念です。つまり、自前のパソコンがいきなり壊れても、別のパソコンからインターネットにつないでIDとパスワードを入力すれば、これまで通り、領収書を見たり作ったりできます。必要な箇所だけを入力するため、領収書のファイルを使いまわして作るよりも間違いのない領収書を作ることができます。作った領収書をPDF形式で保存し、取引先にメールで送付しましょう。これで電子発行となり、印紙代を削減できます。

PDF形式は、他のデータ形式と違い、情報の改ざんがしにくいため、正式な書類データに採用されるファイル形式です。もしFAXを送る場合などで印刷が必要な場合でも、PDF形式は印刷時に文字や表示が崩れにくいファイル形式ですので、PDFファイルをそのまま印刷すれば画面で見た通りに印刷できるはずです。

 

3.保存することを忘れずに!

印紙代を節約!領収書の電子発行をしよう

申告の条件にもよりますが、確定申告の期限日から数えて最短で5年、最長で7年、領収書は保存しなければなりません。

現在、電子帳簿保存法の改正により、全てのケースの領収書は正しく電子保管することで、紙の原本が廃棄できます。PDF形式で発行した領収書のデータ需要は今後も増えることでしょう。

 

まとめ

クラウドサービスの中でも、無料で利用できる「RAKUDAクラウド請求サービス」は、特におすすめです。会員登録は必要ですが、これまでの領収書を一覧で確認できるだけでなく、見積書の入力内容を流用して請求書や納品書を作れたり、過去の請求書を流用して新しい請求書を作れたり、という嬉しい機能が充実しています。入金や受注のステータス管理もできるので、案件の進捗管理にも便利です。

また、同じアカウントで個人事業主向けの資金調達に関するQ&Aサービスも利用できるので、フリーランスから起業家への転身を検討されている方には最適と言えるでしょう。

【RAKUDAを使って領収書から見積書の作成も簡単に!→ RAKUDAクラウド請求書サービス

下記はRAKUDAクラウド請求書サービスの使用体験のページです。領収書ではなく請求書の作成例ですが、インターン生でも簡単に作れるようです。

「請求書を見たことない・パソコン苦手なインターン生でも3分で請求書が作れる!?RAKUDAクラウド請求書サービスを使ってみた!」

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領収書は重要ですが、なるべく手をかけたくないもの。無料のクラウドサービスを利用して、電子発行で印紙代を節約し、作成も管理も手軽に済ませてしまいましょう。

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