請求書の作成方法や、送付方法の押さえておくべき6つのポイント

請求書の作成方法や、送付方法の押さえておくべき6つのポイント

仕事がデキる人というのは、何でもすんなりと仕上げてしまいます。素早く丁寧に正確に…そんな仕事がデキる人間になるためには、基本的なことを習得するところから始めなくてはいけません。ビジネスにおいての基本といってもたくさんありますが、その中で欠かせない請求書ですね。

請求書をどうやって書くのか、そしてどうやって送るのか…社会人なら抑えておきたい最低限のマナーとして心得ておきましょう。今回は、請求書の作成方法や送付方法のポイントをまとめてご紹介します。

1.請求書ってそもそも何?

請求書の書き方や送り方の前に、そもそも請求書って何?どうして必要なの?という疑問の解決からです。請求書は、代金を請求するために必要な書類となっています。商品でもサービスでもいいのですが、何かを提供した場合、その代金をくださいという連絡をすることになります。その連絡手段が請求書となっています。

請求書がなくてもやり取りはできるのですが、お互いに何に対してお金を受け取ったのか、何に対してお金を支払ったのか、それを明確にすることが求められます。となってくると、請求書を作り、その請求書に基づいて支払う、というほうがスムーズにやり取りができるとして、請求書を重要としています。

2.請求書には3種類ある?

請求書は代金請求のために発生する書類ですが、請求書を発行して送るタイミングには3つ方法があります。

(1)先に請求書を発行して送る場合

先払いでの商品提供やサービス提供の場合は、先に請求書を発行することになります。ビジネスでは、まだ付き合って浅い関係の相手には先払いでお願いする企業が多くなっています。商品やサービスだけ提供して代金を払ってもらえない…というトラブルを避けるためです。

(2)商品、サービスごとに請求書を発行して送る場合

請求書を送るタイミングは提供してからだけど、商品・サービスごとに請求書を発行するというパターンです。

先払いになるよりも、商品やサービスを受け取る側としては安心ですよね。逆に提供する側の立場であっても、商品やサービスごとなのでこまめに請求書を発行できて、もしも支払ってもらえなかったときのダメージも少ないでしょう。

(3)毎月まとめて請求書を発行して送る場合

長く付き合う間柄や、やり取りが基本となる関係であれば、こまめに請求書を発行して支払ってもらうというやり取りが面倒になります。そのため、毎月まとめてその月の分を請求する、という方法もあります。ビジネスでは主に月ごとの請求書発行が多いのではないでしょうか。気を付けてほしいのは、月の分をまとめて金額を記載するのではなく、何に○○円、というようにわかりやすい内訳にすることです。

3.正しく請求書を書こう

・詳しくわかりやすく

請求書を書くときに大事なのは、とにかく詳しくわかりやすく書くことです。何を請求されているのか、いつまでに何をしたらいいのか、もらった側が簡単にわかるように記載するのが基本です。

項目としては、

1,タイトル(請求書、などと記載するだけで十分です)

2.提供したサービスや商品の単価や数量など

3.請求したお金を振り込んでもらう期限

4.相手先の連絡先、自分の連絡先

5.振込先口座

この5つは絶対に忘れないでください。書くときに意識してチェックしながら作成するのがおすすめです。

4.間違いは再発行で対応

請求書を書くといっても最近はほとんどがパソコンを使っていますが、まだ手書きで書くという会社もあります。パソコンを使うのであれば修正できますが、手書きだとなかなか難しいですよね。相手に送る前に気づいたとしても、相手に送ってから気づいたとしても、再発行することをおすすめします。

 

5.請求書は、郵送?メール?

正しく請求書が書けたら、次は請求書を送ります。

送る方法や郵送・メールなどいろいろな方法があるのですが、それは会社に合わせた送り方でOKです。

郵送で送る場合は、宛先や相手の氏名などに間違いがないかどうか、ちゃんと確認をしてください。

会社宛てとして送りたい場合は、「御中」を使います。

担当の個人宛てに送りたい場合は、名前の後に「様」を付けて送ってくださいね。

またメール便では信書の送付がNGとんされているため、請求書はメール便を使わないように注意しましょう。

メールで送る場合は、印鑑などを必要とする場合は、いったん印刷をしてから印鑑を押し、スキャナで摂りこむという方法が一般的です。請求書の内容さえ間違っていなければ大丈夫です。

6.請求書かどうかわかるように送る

郵送の場合は、封筒に「請求書在中」などとして請求書が入っていることをしっかりと記載します。

またメールの場合は、タイトルに「請求書」という文字を入れてください。こうすることで、請求書だと気付かずに処分されることもありませんし、ちゃんと相手に見てもらえるはずです。

まとめ

請求書の基礎知識はビジネスにおいて基本中の基本となります。いざ請求書を必要としたときに焦ることがないように、しっかりと準備しながら頑張りたいですね。

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