会社にとってもお客様にとっても重要な役割を果たすことになる見積書。
いざ書こうとしたら、「どう書いたらいいのかわからない」「書き方がわからない」と戸惑いを覚えることも少なくありません。
こんなことにならないためにも、見積書のポイントをしっかり押さえておきましょう。
見積書とは
見積書は取引をする上でお客様からご依頼を受け、そのご依頼にどのくらいの期間でいくら費用がかかるのかを提示するための書類です。
お客様が抱える費用の不安や気になる点をも解決する見積書。お客様にとっても会社にとっても重要な役割を果たします。
見積書を出したからと言って取引が成立したわけではありません。お客様は様々なライバル会社をあたって見積りを行い、同意のうえで取引が成立してくるため、見積書でミスをするわけにはいきません。
見積書の役割
お客様とのトラブル回避
書面にし、お客様に提示することで取引内容・金額を一目で確認することができ、取引の内容についても再確認することができるため、双方の意見が食い違うことなくスムーズに取引を行うことができます。トラブル回避にも繋がりますね。
取引の成立を握る
見積書というのはたいてい、一つの会社に絞るのではなく、お客様がいくつかの会社をあたり、その中でも取引内容と見合っている、この会社なら安心して取引を行える、などの理由で取引が成立してきます。明確な金額を提示することで、お客様からの信頼感をも得ることができ、取引成立にも繋がってきます。
見積書を書く前の準備
・用紙
今はネットから無料でテンプレート(サンプル・フォーム)をダウンロードすることができます。作成まで行ってくれるサイトもあるそうです。
・封筒
特に指定の封筒はありませんがよく使われるのは、長形3号の細長い封筒です。
・スタンプ
お客様が一目見て分かるように封筒に【見積書在中】のスタンプを押しておくといいでしょう。
・送付
見積書の送付にメール便は厳禁です！82円の切手を用意し普通郵便で送りましょう。
見積書の正しい書き方
①お客様の宛先
多くは会社名、大企業や場合によっては担当者の所属している部から名前までを丁寧に記載しましょう。
御中・・・個人の名前ではなく、企業・団体への宛名の下に付け加える。
様・・・・個人名・役職名などの下に付け加える。
②書類の発行日
お客様とのトラブル回避の一つ。発行日を記載することで変更があった場合にもどの段階での見積書なのか確認をすることができる。
③書類の通し番号
必ず必要なものではありませんが、データの管理や整理をする際にはあった方が便利です。
この番号を使って書類の検索をすることもできます。
④提出者・作成者
お客様の宛先を記載するのと同じで、提出者も同じように記載します。社印を忘れずに押しましょう。また担当者名まで記載し、更に上司から印をもらう場合は、上司の印が左側にくるように、自分の印は右側に押しましょう。
そして宛先と違うのが、電話番号の記載です。提出者の電話番号を記載することでお客様もすぐに連絡することができるため、必ず記載しましょう。
⑤書類有効期限
何年か経ってから再度依頼があっても有効期限を記載しておけば新しく発行することが可能です。お客様から同じ条件のご依頼が来たとしてもその時の会社の経済状況にもよるので有効期限の記載はしておいた方が今後の為にも良いと思います。
⑥見積合計金額
他の文字よりも少し大きめに記載し、見やすくしましょう。金額は税込みで記載します。
合計金額と商品内容内の金額がズレたりしないように気を付けましょう。
⑦品物名
取引をする品物の名前や取引内容をお客様が分かるように記載しましょう。
⑧品物の単価・数量・金額
単価・・・一つのものに対する金額(税抜)。
数量・・・取引を受けた数・個数。
金額・・・単価×数量の額(税抜)。
これらも間違いのないように記載しましょう。
⑨小計
各取引項目内容の金額の合計(税抜)。
⑩消費税額
消費税のみ記載。何％の消費税なのかも記載するようにしましょう。
⑪合計金額
小計＋消費税の額を記載。この時に⑥の合計金額と一致するように注意して見てください。
⑫備考・補足説明
特に取引について備考や補足説明が無ければ、ちょっとした挨拶を付け加えるのも良いと思います。
見積書作成時に気を付ける事
実際の内容と見積書の内容
実際に取引された内容と見積書で提示した内容が一致せず、お客様との間の信頼関係を下げないよう、見積書は分かりやすく記載しお客様からのご理解をうけたうえで取引を行いましょう。
見積書データの処分
取引が成立した見積書には、保管義務機関があり、その期間を過ぎれば処分してしまっても問題はありません。取引が成立しなかった見積書も処分することは問題ありませんが、どちらにせよデータとして残しておく方が、今後の取引にも参考として使用することができ、次に繋がるでしょう。
印紙は必要？
見積書は課税文書ではないため、金額がいくらであっても印紙は不要です。
見積書の送付
メール便での信書の送付は禁止されており、見積書は信書にあたるためメール便は禁止になります。
信書の送付には、普通郵便・レターパック・信書便、等がありますので、これらを使い送付するようにしましょう。
まとめ
見積書はお金が関わってくる大事な書類です。お客様との信頼関係も必要になってきます。
信頼関係も築きながら気持ちのいい取引ができるように見積書の書き方をしっかり押さえておきましょう。
