PDCAサイクルを効率よく回すと得られる効果とは?

PDCAサイクルを効率よく回すと得られる効果とは?

PDCAサイクルは繰り返し実行していくことで業務全体の成果の向上のみならず、従業員の個々のスキルアップにも役立ちます。とてもシンプルな理論ですが、継続して徹底活用することで、あなたが、チームが、会社全体が、ワンランク上のステージへ進んでいくことになります。

1.PDCAサイクルとは

計画(Plan)、実施(Do)、計測(Check)、改善(Action)のプロセスを継続的に実施することです。

PDCAサイクル図

(1)「Plan」目標を設定する

まずは目標設定と具体的な行動計画書を作成します。

Plan(計画)のポイント

何をするのか、ターゲットは誰か、何故するのか、どのぐらいの量か、どの期間で行うのか、どのように行うか、誰と行うか、結果の基準は何なのか等、具体的に考えることは無限に出てきますし、成果の目標によっても考える項目は変わってきます。

この場合「5W1H(=What/Who/Why/When/Where/How)」を基本にすると計画が立てやすいです。

(2)「Do」計画を実施する

目標に向かって計画書を基に行動します。業務を進めていくうちに計画書と違う結果が出て来る場合もあります。しかし、計画が全てではないので大丈夫です。

Do(行動)がPlanと違う結果でも大丈夫

(3)「Check」結果を計測する

実行した結果が望むものだったか、そうでないか結果を判断します。結果は数字のような誰が見ても分かる客観的な基準があると良いでしょう。人の感情的な意見は、主観であることが多く具体性に欠けるので判断するときは気をつけましょう。

Check(計測)のポイント

(4)「Action」問題点や課題を基に改善をする

Action(改善)のポイント

Checkで見つかった問題点や課題を基に、次のサイクルに向けて業務の改善を行います。

このまま続行するか一度やめるか、または修正を加えて続行するかなど、次の行動を決めます。ここで大事なことは、次のPlanを意識した見直しをすることです。

2.PDCAサイクルを回す効果とは?

PDCAサイクルには「業務改善」の効果があります。日々PDCAを繰り返し実行していくことで、同様のミスを減らしていくことが可能となります。そのため、業務効率も改善されます。

3.PDCAサイクルを回すポイントとは?

(1)納得できる計画を立てる

目標は全員が納得できるものを

「計画(Plan)」は、いわば目標です。しかし、簡単に達成できてしまうような目標では達成したことに満足してしまい、PDCAサイクルを最後まで実行せずに終了してしまう可能性があります。反対に、高すぎて全く手の届かないような目標を設定してしまうと、途中であきらめてしまう可能性もあります。会社や上司にやらされていると思い込んで能動的になっている状況では、無気力になり、自発的な行動が起きにくくなってしまうのです。

そのため、メンバー全員で意見交換をし、納得のいく計画(Plan)を立てることが重要なのです。

 (2)具体的な計画を作る

具体的に小ゴールを設定し最終ゴールにつなげる

成果を確実に出すために、ゴールを明確に設定しましょう。それぞれの計画(Plan)に対し、何がゴールかを明確にさせておかないと、実施(Do)、計測(Check)、改善(Action)ができません。行動計画は、いつ、誰が、何を、どこへ、どのぐらいの量、どのような方法で、と細かなルール設定を行い、そのルールを全員がしっかりと認識しておくことが重要です。

ゴール設定を行う際は、その達成状況が具体的に確認できること、達成することが不可能ではないことという点を抑えておきましょう。そして、最終的なゴールとそれぞれのゴールがしっかりと繋がるようにしましょう。

(3)期限と目標を決める

期限と目標は具体的に数字で設定

計画を立てる時に重要なことは期限と目標を必ず決めることです。そして、その目標は後から計測(Check)できるように、数字で設定しておくと取組やすくなります。

例えば、問合せの件数や売上金額など一目でわかる数字目標にすることで、計測(Check)改善(Action)がより取組やすくなり、PDCAサイクルを継続的に実行しやすくなるというメリットがあります。

まとめ

PDCAサイクルの中でも、最初の計画(Plan)の立て方を失敗してしまうと、いい結果は得られません。ここでPDCAサイクルがうまくいくかどうかが決まるといっても過言ではありません。計画(Plan)の立て方でミスしてしまうと、PDCAサイクルを効率よく回すことはもちろん、取り組む人々のモチベーションが下がる可能性もでてきます。

今回紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。

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