会社のお引っ越し!やらないといけない手続をまとめてみました!!

会社のお引っ越し!やらないといけない手続をまとめてみました!!

従業員が増えたり、事業を拡大したり、家賃を少し抑えたいと思ったり、様々な理由で事務所を移転するということがあると思います。

会社のお引っ越しは荷物を移動する引っ越し作業以外にもやらなければならない手続がたくさんあります。

今回は、会社のお引っ越しにまつわる手続をご紹介します!!

1.法務局で手続!「本店移転登記」

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会社の住所を変更するために、法務局で本店移転登記を行ないます。本店移転登記の手続は移転の翌日から2週間以内に行う必要があります。

2週間を過ぎても手続をしてもらうことは可能ですが、場合によっては会社の代表が過料という罰金のようなものを課される可能性があります。移転登記は早めに行ないましょう。

本店移転登記は司法書士に依頼して手続代行をしてもらうことも可能です。

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本店移転は「管轄内」と「管轄外」の2つがあり、それぞれで手続の方法が異なります。

管轄内と管轄外が示している「管轄」とは、会社の所在地を担当している法務局を示しています。管轄法務局は法務局HP「管轄のご案内」より確認できます。

(1)管轄内の移転

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管轄内の移転とは、千代田区の会社が、千代田区内に引っ越しをするなど、同じ市区町村内で移転が行われることを言います。

管轄内の本店移転の場合には、定款の変更の有無によって手続が異なります。

① 定款変更が必要ない場合

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定款の本店所在地に「本店を●●区(市町村)に置く」と記載されている場合は、定款の変更は必要ありません。

手続に必要な書類は以下の通りです。

株式会社本店移転登記申請書(管轄内)/PDF:法務局HP

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※移転先や移転時期は取締役会を設置している会社の場合には取締役会の決議に、取締役会を設置していない会社の場合には取締役の過半数の一致によって決定します。

② 定款変更が必要な場合

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定款の本店所在地に「本店を●●区●丁目●番●号に置く」と細かい住所が記載されている場合には、管轄内移転であっても定款の変更が必要です。

手続に必要な書類は以下の通りです。

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(2)管轄外への本店移転

管轄外の移転の場合には、移転前の管轄法務局用の届出と移転後の管轄法務局用の申請書を2つ用意します。

作成した2通の申請書を移転前の管轄法務局に提出します。管轄外への本店移転の場合には、定款の変更も必要です。

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手続に必要な書類は以下の通りです。

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<管轄外移転の注意点>

管轄外へ引っ越しをする場合、引っ越し先に同じ名前、同じ住所で登記されている会社がないかどうかを登記所で調査する必要があります。

同一の本店所在地に同一商号の登記は出来ないことになっているため、仮に、同じ商号の会社があった場合には登記できなくなりますので注意してください。

2.税金関係の住所変更は「税務署」と「都道府県税事務所」

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(1)税務署

異動届出書(国税庁HP/PDF)

移転前の納税地を管轄する税務署に異動届を提出します。提出期間に定めはありませんができるだけ早く行ないましょう。

異動届出書以外の添付書類は原則ありませんが、異動事項を確認するために登記事項証明書や定款の写しなどを確認されることがあるので、異動届提出時には念のため準備しておきましょう。

管轄の税務署は国税庁HP「国税局の所在地及び管轄区域」から調べることが出来ます。

顧問契約を行っている税理士がいる場合、依頼すると手続を行ってくれるはずです!

(2)都道府県税事務所

都道府県税事務所は住民税や固定資産税の納付を行う場所です。会社の移転が決まったら住所変更のための手続が必要です。

提出書類や提出のついての詳細については、各都道府県税事務所でご確認下さい。

ちなみに、東京都は東京都主税局HPの「都税事務所等一覧」から確認できます。

こちらも、顧問契約を行っている税理士がいる場合、依頼すると手続を行ってくれるはずです!税務署の手続と一緒にお願いしてみて下さい。

3.社会保険関係の手続は3ヶ所

社会保険は「健康保険」「年金」「労災」「雇用保険」など、従業員の皆さんにとっても重要です。

それぞれ、担当が異なるため3ヶ所で住所変更を行う必要があります。

(1)年金事務所

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年金事務所は「健康保険」と「年金」を担当しています。管轄の年金事務所は日本年金機構HPよりご確認ください。

① 管轄地域内で所在地を変更する場合

移転から5日以内に所在地を管轄する年金事務所で行ないます。

手続に必要な書類は以下の通りです。

健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届(管轄内)

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事業所の所在地が登記上の所在地等と異なる場合は「賃貸借契約書のコピー」など事業所所在地の確認できる物の添付が必要です。

② 管轄地域外での所在地を変更する場合

管轄する年金事務所が変わる場合には、移転から5日以内に変更前の事業所の所在地を管轄する年金事務所に提出します。

手続に必要な書類は以下の通りです。

健康保険・厚生年金保険適用事務所所在地・名称変更(訂正)届(管轄外)

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事業所の所在地が登記上の所在地等と異なる場合は「賃貸借契約書のコピー」など事業所所在地の確認できる物の添付が必要です。

健康保険や厚生年金保険用事務所所在地の変更を行うと、健康保険加入者も管轄外に異動することになります。管轄外に移転した場合の注意点は、毎月1日が変更日となります。例えば、2月1日に会社が移転し、2月5日に手続を行うと、適用は3月1日からとなります。

この期間に新たな従業員を雇用したりというケースの場合には、移転前の住所を管轄していた年金事務所に加入届を提出する必要がありますので注意してください!

(2)労働基準監督署

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労働基準監督署では「労災保険」を担当しています。

労働基準監督署での手続は、移転後10日以内に「名称・所在地変更届」を移転後の管轄労働基準監督署に提出します。

変更内容を確認できる資料が必要となることがありますので、届出に行く際には登記簿謄本のコピーや賃貸借契約書のコピーなどを持っていきましょう。

管轄している労働基準監督署がわからない場合には、厚生労働書HP「都道府県労働局(労働基準監督署、公共職業安定所)所在地一覧  」から調べることが出来ます。

(3)公共職業安定所(ハローワーク)

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公共職業安定所(ハローワーク)では「雇用保険」を担当しています。

労働基準監督署の手続同様に、移転後10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転後の管轄公共職業安定所に提出します。

この際に、労働基準監督署での手続後に受取る「労働保険名称所在地等変更届の控え」を一緒に提出する必要があるので、先に労働基準監督署で手続を行ないましょう。

管轄している公共職業安定所(ハローワーク)がわからない場合には、厚生労働書HP「都道府県労働局(労働基準監督署、公共職業安定所)所在地一覧」から調べることが出来ます。

ご自身でももちろんできますが、社労士と顧問契約をしている場合には、社労士に依頼するとスムーズです。

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4.意外と忘れがち「郵便の転送手続」

会社が引っ越しをすると取引先などへ住所変更のお知らせをするなど、住所が変わったことをお伝えします。

しかし、旧住所に郵便を送ってしまう、うっかり住所変更を忘れていた物があるということも考えられます。そのために、郵便局に「転居届」を提出します。

転居届を提出しておくと、届出日から1年間は移転前の住所に届いた郵便を移転後の住所に転送してくれます。

郵便局に行くと、転居届が用意されているので、必要事項を記入して提出しましょう。

インターネットからも転居届の申込みが出来ます。

【こんな場合はどうなるの?転送期間中の引っ越し】

例えば1年の間に2回引っ越しをした場合(最初の事務所→次の事務所→最新の事務所)最初の事務所から次の事務所の郵便の転送をかけています。

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最新の住所に引っ越した場合には、次の事務所→最新の事務所の転送をすれば良いのかと思っていましたが、

実際には「最初の事務所→最新の事務所」と「次の事務所→最新の事務所」

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と2つの転送の手続をとる必要があります。転送の転送をする場合には、最初の事務所の住所もメモなどしていくようにしましょう。

また、法人の場合は「転居届提出者氏名」は法人の代表名を記入します。押印する場所もあるので、郵便局で記入する際はハンコを持っていきましょう。旧住所を証明できる書類もあるとスムーズです。

5.融資手続きは、移転前か後だったらどっちですべき?

日本政策金融公庫から融資を受ける際に必要な書類に「履歴事項全部証明書」があります。

そして、融資確定後には「印鑑証明書」の提出も必要です。可能であれば、住所変更等の手続が完了してから、融資申込みした方がスムーズです。

仮に「移転前に融資の申込みを行ない、融資の確定が移転後になってしまった」という場合でも、住所変更の手続を行うことが出来ます。

まとめ

上記でご紹介した手続以外にも、クレジットカードや銀行、備品の注文先などの住所変更も必要です。また、関係各所への事務所移転のお知らせ送付や新住所の名刺作成、サイト内の住所変更などなど、引っ越し後はやるべきことがたくさんあります。

会社のお引っ越しが決まったら、やるべきことをリスト化して確認していくようにしましょう。

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