紛失した確定申告書の控えを再発行する方法とは e-Taxの場合も解説

個人事業主の人は毎年2月~3月中旬にかけて確定申告を行い、国へ所得の報告をしますよね。その際に税務署で確定申告書の控えを「もらっていない」あるいは保管場所を忘れて「紛失してしまった」という人もいるでしょう。

確定申告書の控えは確定申告を行った税務署で再発行できます。当記事では、確定申告書を再発行する際の手続きと必要な書類を解説していきます。確定申告書の控えを再発行したい人は参考にしてみましょう。

確定申告書の控えは税務署の窓口か郵送で開示請求すると再発行できる

確定申告書の控えは税務署の窓口か郵送で開示請求すると再発行できます。窓口の場合は、確定申告を行った所轄税務署の窓口に行く必要があります。

確定申告書の控えを受け取るまでの流れは次のような順序です。

  1. 確定申告を行った所轄税務署の窓口に「保有個人情報開示請求書」を提出し、手数料を支払う(1通あたり300円)
  2. 30日以内に開示の可否に関する通知が届く
  3. 開示決定通知を受け取った場合、通知から30日以内に開示決定通知書に記載された開示の実施の方法を選択する。「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」に必要な事項を記載して、提出し、開示の実施を申し出る

なお、窓口と郵送の場合の必要書類はそれぞれ次のとおりです。

【税務署の窓口で開示請求する場合の必要書類】

  • 保有個人情報開示請求書
  • 身分証明書(運転免許証等)
  • 手数料(300円/通)

【郵送で開示請求する場合の必要書類】

  • 保有個人情報開示請求書
  • 身分証明書(運転免許証等)
  • 手数料(300円/通)
  • 住民票の写し
  • 返信用切手(収入印紙を申請書に貼付)

保有個人情報開示請求書は国税庁のWebサイトからPDFファイルを入手できます。税務署にも置かれているので、管轄の税務署に取りに行くことも可能です。

また、本人確認書類は氏名と住所が確認できるものが必要になります。たとえば、運転免許証、健康保険の被保険者証、個人番号カード、在留カード、特別永住者証明書、住民基本台帳カード等の住所及び氏名が記載されている書類です。

なお、確定申告書の控えを郵送で依頼する場合、1か月以内に発行された現住所の住民票(コピー不可)が必要になるので、確定申告書の控えを郵送で再発行したい人は、早めに住民票の発行を済ませておきましょう。

e-Taxで申告した場合は確定申告書のデータと受信通知が控えの代わりになる

e-Taxで申告した場合は確定申告書のデータと受信通知が控えの代わりになります。e-Taxを利用した場合はインターネットを経由して申告を行うので、紙の控えは発行されていないためです。

具体的には、e-Taxで申告した際にe-Taxソフト(WEB版)のメッセージボックスに届いた「受信通知」で確定申告書を提出したことを証明できます。e-Taxで申告した人は、所得証明を求められた場合、確定申告書のデータと受信通知をあわせて提出すれば問題ありません。

なお、e-Taxソフト(WEB版)では電子申請等証明書の交付が可能です。国税庁公式サイトからは、金融機関からの融資や入札の資格審査などの際に提出を求められる「申告書の控え」に代わるものとして使用する場合があるという記載を確認できます。

電子データの受け入れが可能な提出先であれば、電子申請等証明書の交付申請も検討するとよいでしょう。

確定申告書の控えを再発行するまで約1か月かかる

確定申告書の控えの再発行を申請してから実際に再発行されるまでは約1か月かかります。必要な時までに余裕をもって、申請しましょう。

収入額や所得額の確認など、確定申告書の内容を確認するだけでよい場合は「閲覧請求」という方法もあります。運転免許証等の本人確認書類と認印があれば閲覧可能なので、税務署に行けばその場で情報を確認することができます。

ただし、文字通り申告書を見るためだけの手続きなので、書き写すことは認められていますが、コピーを取ったりデジカメ等で撮影することはできません。

確定申告書の控えそのものが必要なのか、記載内容の確認だけでよいのかによって必要手続きが変わってくるので、自分の状況でどちらが必要なのかを確認するようにしましょう。

各種ローンや奨学金や融資などの申請時に控えが必要になる

各種ローンや奨学金や融資などの申請時に控えが必要になります。収入がどのくらいあるかによって、手続きや審査の判断を進めるためです。

確定申告書の控えが必要になるタイミングとして次のような例が挙げられます。

  • 住宅ローンの申請
  • 自動車ローンの申請
  • 保育園の入園手続き
  • 奨学金の申請
  • 銀行や信用金庫などの金融機関から融資を受ける場合

なお、金融機関から融資を受ける場合には、過去2年分の確定申告書の提出を求められる傾向があります。その場合再発行が必要になるので、融資を検討している人は再発行の手続きを済ませておきましょう。

まとめ

確定申告書の控えは、収入を証明するために必要な書類です。

確定申告が終わっても、ローンを組む際など申告書の控えが必要になる場合が出てくるかもしれません。紛失しないようきちんと保管しておくのはもちろんですが、万が一紛失してしまった場合は今回紹介したように税務署で再発行もできるので、時間に余裕をもって申請しましょう。

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