会社が発展していく為に必要なことが予算管理です。
予算管理を行う上で重要になってくるのがしっかりとした予算計画を立てることです。
創業したてでは、予算管理の進め方に頭を抱えている方もいるのではないでしょうか？
また、正しい予算計画は今後の資金調達にも繋がってきます。
今回は予算管理の中でも正しい予算計画方法と資金調達との繋がりをお教えします。
1.重要な予算管理と予算計画とは？
ある決められた期間において、会社の経営活動の成績をチェックし、そのチェックを元に色々な内容の分析をすることを「予算管理」と言います。
そして、その予算管理をしたうえで、各項目の予算を立てていくことを「予算計画」と言います。
予算計画を行った結果で出た予算と実際の経営活動の達成値をチェックし、その結果を評価した後に社員に様々な形で返していきます。
評価される側は、今後のモチベーションアップともなり仕事への向上心にも繋がります。
予算計画で定めた目標値と実際の達成値にズレがあった場合には、どうしてズレてしまったのかの仮説を立て、それに対しての対策を出し、実行していくという事を繰り返します。
このように、目標を達成するために長い時間をかけ何度も繰り返すことが、会社にとって戦略的な行動となり、この予算計画での一連の流れの事を予算管理と言います。
短期間での目標達成を目指すには最初に行う予算計画です。
予算計画が曖昧では、当然会社の利益にも繋がりません。
正しい予算計画を行うために、その進め方のポイントを一緒に見ていきましょう。
2.予算計画を行う上でのポイント
ポイント①予算を立てる目的を考える
予算を立てるのは何か理由があるからこそです。
予算をたてただけでは何も変わりませんし、社員まで浸透していきません。
まずは、予算を立てる目的を考え、目標達成に向けて頑張るという意識が大切です。
予算計画では「会社の利益を800万に！」のように目標となる設定値を定める目的の考え方が一般的です。
また、設定値を定めることは、達成するまでにどのような行動をしたらよいか、という行動計画を定める目的にも繋がります。
目的の考え方としては他にも、責任を取るのは誰なのか、責任者にどのくらいの責任を持たせるか、責任者にどのくらいの評価をするのか、などのように、責任がかかる場所をハッキリさせるという目的もあります。
全てにおいて、予算というのは目印となってくるのです。
ポイント②各事業部で過去の損益計算表を分けてみる
損益計算表とは、必要となったコストや利益などをまとめた用紙です。
この損益計算表を、各事業部で分け、作成しましょう。
過去のものがある場合は、過去のものを使い、損益計算表を振り分ける形でも問題ありません。
各事業部においての大体の予算が分かったら、今後の会社の見通しも踏まえ、責任者が責任の範囲内で動かすことが出来る予算をわりふっていきましょう。
ポイント③各部門の予算を更に細かく振り分ける
各事業部に対しての予算が決定したら、部門内でその予算を更に細かく振り分けます。
例えば、○○サービス部があったとして、「営業費用 20万円」「広告費用 20万円」「講演会費用 10万円」のように細かく分けることを言います。
振り分ける時に、損益計算表を使っているため、勘定科目に当てはめてみると良いでしょう。
ポイント④予算を元にした行動計画を考える
各部門の細かい予算が決まったら、その予算に合わせてどのように行動をするのか、という行動計画を考えましょう。
ここで必要となるのが、責任者の意見です。
各部門の責任者に、各項目予算の行動計画を提案してもらいます。
重要となる行動計画の内容は、昨年に比べて少しでもコストダウンを目指すことです。
コストダウンをしたからと言って、内容が劣ってしまっては意味がありません。
コストダウンをしても、内容は昨年の上をいくような行動計画が求められます。
変えられるところは変え、決まっている事柄は再設定をするなど、広い視野に基づいた行動計画を目指しましょう。
ポイント⑤損益計算書の最終調整
各事業部で損益計算書が出来上がり、行動計画まで決めることが出来たら、必ず最終調整を行いましょう。
最終調整によって、予算を増やす部分、減らす部分は必ず出てきます。
その修正によって決まったところは、再度責任者へ報告、行動計画の見直し、を行ってもらいます。
この最終調整の流れを行うことによって、見えてくる部分もあります。
繰り返し行い、可能となる最終的な予算の決定を行いましょう。
3.資金調達との関係について
始めにお話しした、「予算管理は資金調達でも重要」という事ですが、なぜ重要なのかというと、予算計画によって資金が足りないとなった場合には、金融機関へ融資をお願いしなくてはいけません。
ですが、融資額を押さえられるのなら押さえたいものです。
その為に必要なのが、しっかりとした予算計画なのです。
「このぐらい借りておけば大丈夫だろう」なんて甘い考えでは、返済の際に自分の首を絞めることになってしまいます。
そうならない為にも、予算管理で予算計画を行い、足りない分だけの融資をお願いすることが重要となってきます。
お金は、借りたいときにはなかなか借りられないものです。
4.成績が達成された後の予算管理について
実際に予算計画を行い、その結果が達成されているのか、会社に利益はあったのか、改善できる点はあるのか、など気になるものです。
その様々な気になる点を、責任者に聞き、必ず確認をしていきましょう。
その意見を元に、次の年の予算管理の決定をしていきます。
創業したての場合は、いつ予算の見直しをしたらいいのか、など悩む点です。
ですが、予算の見直しに決まった時期はなく、会社によってバラバラです。
だからと言って、会社の利益アップを狙うのならば、そのままにしておくのはいけません。
安定するまでは、1年～1年半を見て予算の見直しを行うようにすると良いでしょう。
また、予算の見直しを行うと行動計画の見直しも同時に行わなくてはいけません。
行動計画の見直しで気を付けなければならないことが、2つあります。
この上記の内容についても、経営者として目を向けることが大切です。
まとめ
しっかりとした予算管理を行うことは、会社の利益アップにも繋がります。
その為には、細かく予算を設定し、責任者・社員の声を聞くことも大切です。
また、予算計画を元に経営活動が達成した時にはその思いを社員に対して色々な形で返すようにしましょう。
